¿Cómo organizar una oficina?

¿Quieres saber cómo organizar una oficina eficientemente? Este es un problema más habitual de lo que creemos y que muchas oficinas sufren a diario. Normalmente, lo único que hace falta para combatirlo es un poco de organización, y de eso es de lo que vamos a hablar en esta ocasión.

El trabajo frenético del día a día, la necesidad de consultar archivos, movernos entre departamentos, o realizar reuniones facilitan que el orden de una oficina se altere. 

Sin embargo, existen unas sencillas claves que, si se consiguen implementar en la rutina diaria de trabajo, permiten saber cómo organizar una oficina para que se convierta en un espacio eficiente.

Implementa el método japonés líder para organizar oficinas

Como siempre, el primer paso en materia de orden y organización en una oficina es tener clara una rutina. En este caso, una rutina para utilizar los útiles de trabajo y archivo de la oficina, así como los espacios de la misma.

Para ello, el método que está ofreciendo mejores resultados es una metodología japonesa ideada en la década de los 60, y que se basa en tener claros 5 criterios:

1. Limpieza: Antes de pensar en ninguna otra cosa, una oficina organizada debe ser un espacio de trabajo limpio.
2. Clasificación: Cada objeto debe tener un fin y utilidad claras y, si no es necesario, no debe estar en la oficina.
3. Orden: En función de la clasificación de cada objeto, estos deben ordenarse de manera que su ubicación sea lógica y sencilla de encontrar.
4. Mantener: La cuarta clave insiste en la importancia de mantener las 3 primeras en todo momento, para volverlas normas permanentes.
5. Rutina: Por último, este mantenimiento debe volverse un hábito de todos los empleados.

Esta técnica ha dejado ver su éxito en importantes empresas y, a día de hoy, sigue siendo una excelente filosofía para organizar la oficina. Con estas normas claras, podemos pasar a consejos más materiales.

Valora el tamaño de tu oficina para organizarla de forma optimizada

El primer criterio material para saber cómo organizar una oficina es tener en cuenta su tamaño. Además, es importante saber que cualquier oficina, por pequeña que sea, puede ser un espacio ordenado y eficiente para el trabajo.

Si bien hay amplias oficinas de grandes empresas donde los espacios de trabajo están bien definidos, el reto aquí es organizar oficinas pequeñas, donde prima aprovechar al máximo cada metro cuadrado.

Para ello, el pensamiento que debe liderar la distribución y organización de la oficina debe ser comprar sólo lo necesario y, si es posible, adquirir objetos lo más multifuncionales posibles.

Teniendo muy en cuenta las medidas de la oficina para escoger la distribución más eficaz, es importante no colocar demasiadas cosas en las paredes y dejar un espacio central libre para no generar la sensación de ahogo. 

Asimismo, es bueno escoger colores neutros y luminosos, que dan sensación de mayor amplitud. Tampoco se debe olvidar potenciar al máximo la luz natural con cortinas ligeras y claras.

Escoge mobiliario de oficina adaptado a tu espacio y forma de trabajar

Con las posibilidades del tamaño y forma de cada oficina claras, es el momento de organizar y elegir el mobiliario de oficina para obtener el espacio ordenado y eficiente que buscamos.

Para ello, será indispensable plantear una solución para cada problema de organización:

• Si los papeles tienden a acumularse sobre las mesas, ubicar muebles de archivo y un protocolo de uso de documentos para que siempre vuelvan a su sitio original.
• Si es difícil encontrar documentos, buscar espacios de archivo etiquetados y con criterios de clasificación sencillos.
• Si se genera mucho papel de escaso uso, asegurarse de instalar trituradoras para ir eliminando lo que no sirva.

Como puedes observar, el criterio fundamental es establecer un protocolo de uso de los objetos y documentos de la oficina, pues es la forma más eficaz de asegurar que se mantiene el orden y la organización. Para ello, puedes apoyarte en mobiliario que facilite el acceso y clasificación de los documentos.

Además, otro área de orden fundamental a día de hoy no tiene nada que ver con el mobiliario, sino con el espacio digital en que trabaja cada oficina. Si la clasificación de objetos y documentos físicos es importante, el orden en los archivos digitales lo es al mismo nivel. Crear carpetas y secciones claras y de sencillo acceso es indispensable para una oficina organizada en todas sus dimensiones.

Ten en cuenta la accesibilidad y protección de las zonas de archivo

Como hemos visto, el mobiliario de oficina que más ayuda a mantener el orden de un espacio de trabajo son los muebles de archivo. Pero, la clave para que estos funcionen, es que vayan acompañados de normas claras para sacar, utilizar y guardar los documentos.

Lo realmente difícil aquí es conseguir que estas normas se cumplan en el ajetreo del día a día. Pero, para tratar de ayudar a ello lo máximo posible, se han diseñado muebles de archivo que fomenten estos hábitos:

1. Por un lado, están los muebles o accesorios de archivo para cada puesto de trabajo. Estos archivos individuales permitirán que cada empleado pueda mantener ordenados aquellos documentos que son de su responsabilidad y que utiliza en mayor medida. Así, se evitan los montones de papel sobre la mesa. Las cajoneras para la mesa son muy útiles en este sentido.

2. En segundo lugar, para oficinas en las que el trabajo no se desarrolla en un puesto fijo, lo ideal son las taquillas. De esta forma, cada empleado sabe dónde va a encontrar y dónde debe dejar aquellos utensilios y documentos que tenga que manejar, evitando que se acumulen y desordenen el espacio.

3. En tercer lugar, es muy útil contar con estanterías por cada departamento con aquellos documentos y material que se utiliza en conjunto y de vez en cuando por sus miembros. En estos casos, colocar etiquetas que indiquen dónde debe ir cada cosa ayuda mucho a mantener el orden. Si entre estos documentos hay datos personales, habrá que escoger mobiliario con puertas con cerradura.

4. Por último, también es útil contar con un espacio de archivo de aquellos documentos básicos de la empresa que, en general, no suelen consultarse. Este puede ubicarse en el despacho de dirección o en cualquier lugar apartado del trajín diario para mantenerse seguros y ordenados.

Seguro que con todas estas ideas ya sabes cómo organizar una oficina y escoger todo lo que necesitas. No lo dejes para más tarde y ponte manos a la obra para que tu oficina se vuelva ejemplo de productividad.